Come procedere per fare indire un’assemblea straordinaria o chiedere che all’assemblea venga esaminata una determinata questione.

Spesso i condomini vorrebbero che all’assemblea venissero discusse determinate questioni che però poi non vengono messe all’ordine del giorno, oppure ritengono che l’assemblea ordinaria avrà luogo solo dopo un lasso di tempo eccessivamente lungo, mentre loro vorrebbero che la discussione avesse luogo prima. Ecco i principi applicabili.

Incombe all’amministratore di stabilire la data e l’ordine del giorno dell’assemblea. Restano riservate eventuali regolamentazioni particolari contenute segnatamente nel regolamento o decise dall’assemblea. E’ così ad esempio ipotizzabile che prima d’inviare la convocazione ai condomini, egli debba interpellare il comitato, se esistente.

La legge non si esprime espressamente sulla frequenza delle assemblee. Dato però che l’art. 712m CC prevede che i conti e il preventivo debbano essere approvati annualmente, se ne deduce che l’assemblea debba tenersi almeno una volta all’anno. Tale frequenza è nella pratica quella usuale. L’amministratore è libero di indire anche assemblee supplementari, se le ritenesse utili, sia perché vi ha pensato di propria iniziativa, sia invece su segnalazione di uno o più condomini.
L’amministratore gode di un’ampia libertà sia in merito alla convocazione dell’assemblea, sia sui contenuti delle questione che verranno discusse e decise. I condomini non hanno invece garanzie di vedere convocata l’assemblea come da loro desiderio.

Affinché possa essere richiesto che venga indetta un’assemblea straordinaria è necessario che la domanda venga formulata per iscritto da almeno 1/5 dei condomini. Per regolamento o decisione assembleare tale quota può essere alleggerita (ad es. 1/6, ma non appesantita, ad es. ¼).
Se non esiste un amministratore, ogni condomino può indire autonomamenteun’assemblea.
Se invece l’amministratore esiste ma non dà seguito alla richiesta dei condomini, allora questi non possono indire autonomamente l’assemblea ma devono invece rivolgersi al Giudice; lo stesso può essere adito anche solo da un singolo condomino e non è necessario che venga promossa da tutti coloro che prima avevano formulato la richiesta all’amministratore. Per evitare che i condomini debbano rivolgersi al Giudice il regolamento potrebbe anche prevedere un’altra soluzione: ad esempio che in tal caso l’assemblea possa essere indetta dal comitato, o da uno o più condomini.

Si pone poi la domanda a sapere, chi possa intervenire sulle trattande da mettere all’ordine del giorno. E’ indubbio che tale compito incombe in primo luogo all’amministratore, eventualmente dopo consulto col comitato. Ma che ne è delle richieste formulate dai singoli condomini? La dottrina si divide sulla questione; per parte degli autori è necessario che la richiesta di inserimento di una determinata trattanda nell’ordine del giorno sia sottoscritta da almeno 1/5 dei condomini, rispettivamente della stessa quota prevista per chiedere che venga indetta un’assemblea straordinaria; per altri autori il diritto spetterebbe invece ad ogni singolo condomino. Per limitare i rischi noi consigliamo senz’altro la prima variante.

E’ poi opportuno che la richiesta venga formulata per iscritto e con un preavviso adeguato. Non è quindi possibile arrivare in assemblea e pretendere che l’ordine del giorno venga modificato per inserire una trattanda che prima non figurava.

Le decisioni possono essere validamente adottate, solo se vertono su questioni che figurano all’ordine del giorno. Questo per permettere alle parti di potersi informare e preparare in vista della discussione.
Eccezionalmente, i condomini possono decidere sulla questione richiesta da singoli condomini solo al momento dell’assemblea, se preliminarmente gli stessi hanno chiesto la completazione dell’ordine del giorno e tale richiesta è stata accolta all’unanimità dei condomini, che devono quindi essere tutti presenti alla riunione. Una volta che l’unanimità avesse deciso di accettare la modifica dell’ordine del giorno, la decisione sulla questione trattandata richiederebbe poi la maggioranza tipica per quel tipo di oggetto: maggioranza semplice, qualificata o unanimità a dipendenza della questione sulla quale votare (per maggiori informazioni si rimanda a Economia Fondiaria 5/11 pag. 10).

In caso di decisioni adottate nell’ambito di un’assemblea convocata in modo sbagliato, a dipendenza dell’errore la decisione può essere annullabile (se non si adisce il Giudice entro 30 giorni il vizio è sanato), o nulla a tutti gli effetti (anche se non si adisce il Giudice). Ecco i casi principali secondo Wermelinger:

Decisioni annullabili:
se la convocazione all’assemblea è stata inviata tardivamente;
se la lista delle trattande è incompleta
se la convocazione non menziona il luogo o la data dell’assemblea (ritenuto che nel limite del possibile i condomini dovrebbero informarsi dall’amministratore)

Decisioni nulle:
se la convocazione non è stata inviata a dei condomini
se un’assemblea che non è stata preceduta da una convocazione, si svolge, senza che tutti i condomini siano presenti,
se l’assemblea è convocata da una persona che non ha tale competenza.